Une boîte de réception qui déborde n'est pas un problème de discipline, c'est un problème d'outillage. Chaque message arrive trié, résumé, rattaché au bon client, avec un brouillon de réponse prêt à valider dans Outlook. Les relances ne s'oublient plus.
Le principe
- Les règles de tri rattachent chaque message au dossier client concerné.
- Les pièces jointes comptables partent vers la GED, sans ressaisie.
- Les newsletters sortent de la boîte et rejoignent l'outil de veille.
- Un assistant propose une réponse : vous relisez, vous validez.
C'est la démarche que nous appliquons au cabinet, et que nous savons transposer chez nos clients dont l'organisation repose largement sur la messagerie.